KSeF

Przewodnik po Nowej Erze Faktur (KSeF) dla Wydziału Historii

Szanowni Państwo,

Wkraczamy w czas, w którym papierowe dokumenty przechodzą do historii, ustępując miejsca cyfrowej chmurze. System ten nazywa się KSeF (Krajowy System e-Faktur). Poniżej znajduje się mapa drogowa, jak poruszać się w tej nowej rzeczywistości bez zbędnego stresu.

1. Co się zmienia?

Do tej pory faktury wędrowały w kopertach lub mailach PDF. Teraz będą wędrować autostradą cyfrową prosto do wielkiego systemu Ministerstwa, a stamtąd do nas.

2. Kalendarz zmian – dwie ważne daty:

  • 1 lutego 2026 r. – Od tego dnia Uczelnia zaczyna odbierać cyfrowe faktury od dużych firm.
  • 1 kwietnia 2026 r. – Od tego dnia my również musimy wystawiać faktury cyfrowe (np. za wydane książki czy konferencje).

3. Najważniejsza zasada: Klucz do skrzynki (IDWew)

Uniwersytet jest ogromny. Aby faktura za książki nie trafiła do chemików, a faktura za odczynniki do historyków, system potrzebuje precyzyjnego adresu.

Ten adres składa się z dwóch elementów. Proszę traktować je jak „kod do domofonu”. Bez nich listonosz (system) nie wejdzie do środka.

  1. NIP Uniwersytetu 777-00-06-350

    Kod Wydziału Historii (IDWew): 40403

  2. Twój e-mail: (ten z końcówką @amu.edu.pl)

4. Co trzeba zrobić? (Instrukcja dla Dostawcy)

Kiedy zamawiają Państwo książki, usługi lub sprzęt, sprzedawca zapyta o dane do faktury. To jest kluczowy moment. Oprócz nazwy, adresu i numeru NIP Uczelni, muszą Państwo poprosić sprzedawcę o wpisanie dwóch „tajnych” informacji w jego systemie:

  • Prośba 1: „Proszę w polu Podmiot 3 wpisać nasz kod wewnętrzny: 40403”.
  • Prośba 2: „Proszę w polu Rola 11 wpisać mój adres e-mail @amu.edu.pl

Dlaczego to ważne? Jeśli sprzedawca tego nie wpisze, faktura wpadnie do „wspólnego worka” całego Uniwersytetu i jej odnalezienie zajmie mnóstwo czasu. To opóźni płatność, a nikt nie lubi odsetek karnych.

Pełne dane do faktury będą wyglądać następująco:

Uniwersytet im. Adama Mickiewicza w Poznaniu

ul. Wieniawskiego 1

61-712 Poznań

NIP: 777-00-06-350

Podmiot 3: 40403

Rola 11: adres poczty uniwersyteckiej osoby zamawiającej

5. Co zostaje po staremu? (Wyjątki)

Nie wszystko od razu staje się cyfrowe. Wciąż postępujemy „po staremu” z:

  • biletami za pociągi i autostrady.
  • fakturami od firm zagranicznych.
  • małymi paragonami z NIP (do 450 zł) – ale tylko do końca 2026 roku.

6. Nowy obieg dokumentów (Co się dzieje na ekranie?)

Kiedy sprzedawca wystawi fakturę z naszym kodem (40403) i Państwa e-mailem:

  1. System automatycznie ją przechwyci.
  2. Prześle ją do osoby zamawiającej daną usługę/towar
  3. Ta osoba kliknie „przekaż” i faktura pojawi się w Portalu Pracownika – gotowa do opisu, z już wypełnionymi danymi z faktury.

Uwaga: Koniec z duplikatami i zaginionymi papierami. W systemie KSeF oryginał jest dostępny zawsze, przez 10 lat.

Podsumowanie w jednym zdaniu:

Aby machina działała sprawnie, przy każdym zamówieniu podajemy sprzedawcy NIP Uniwersytetu 777-00-06-350,

magiczny numer 40403 oraz swój e-mail.